domingo, 13 de septiembre de 2009

Supervision de procesos

La Supervisión, según la Etimología significa “mirar desde lo alto”, lo cual induce la idea de una visión global. Por otra parte, en su concepto más propio supervisión es un proceso mediante el cual una persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ellos resultados que les son comunes.

Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.

Supervisar efectivamente requiere, planificar, organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características individuales en la persona que cumple esta misión.

La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.

Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.

Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.

Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.

Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN
1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
Contribuir a mejorar las condiciones laborales

PAPEL DEL SUPERVISOR
No hay labor más importante, difícil y exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento.

El individuo sólo puede llegar a ser buen supervisor a. través de una gran dedicación a tan difícil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas formales de adiestramiento y de la práctica informal del trabajo.

Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la supervisión. Ambas tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la organización.

CONCEPTO DE SUPERVISOR
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa.

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.

CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR
• Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.
• Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.
• Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.
• Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.
• Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

FUNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:
• PROYECTAR: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.
• DIRIGIR: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus colaboradores.
• DESARROLLAR: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
• CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.
Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico.
1. ORGANIZACIÓN FORMAL. División del trabajo racional, mediante la diferenciación e integración, de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones.
2. ORGANIZACIÓN INFORMAL. La "organización" que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.

SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto de que éstos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han sido asignadas.

Los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organización. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actúan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no salió bien algo y luego decidir que hacer al respecto.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a través del proceso de conversión y luego compara estas observaciones con los estándares de lo esperado. Estos estándares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de planeación o puedo ser las mismas metas.

En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, sino también corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados.

La planeación y el control son inseparables: los gemelos siameses de la administración. La acción no planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin planes no tendría sentido, puesto que no se podría saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los estándares de control.

PRINCIPIOS DE LA SUPERVISIÓN
Cuando se le pregunte sobre lo que, en general, regula las actividades de trabajo, un supervisor conciente contestará: “Los objetivos y principios propios y la realidad de la situación dada.” Ninguno de estos factores explica o regula, por sí solo, la acción; todos operan en cualquier situación. Sin embargo, los objetivos tienen que ser la finalidad de la actividad de trabajo y la actividad tienen que emprenderlas los individuos. Así pues, los principios de la supervisión (reglas generales, conceptos, verdades fundamentales, dogmas aceptados) constituyen las guías mediante las que e el supervisor pasa de una situación a la siguiente.

Tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la acción, es decir, la aplicación u operacionalidad de las técnicas de supervisión. Algunos principios más importantes de la supervisión son:

1. Consideradas funcionalmente, la dirección y supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte una de otra. Son funciones coordinadas, complementarias y mutuamente compartidas en el funcionamiento de cualquier organización.

2. La dirección se ocupa de condiciones y operaciones en general; por lo común, la supervisión se ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular.

3. La supervisión ha de ser sensible a los cambios, ha de estar impregnada de una actitud experimental y debe dedicarse continuamente a la reevaluación de los objetivos y a evaluar materiales, políticas y métodos.

4. La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática:
a. La supervisión deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscará proporcionar oportunidades para la mejor expresión creatividad de cada personalidad.
b. La supervisión deberá proporcionar plenas oportunidades para la formación conjunta de políticas y planes acogiendo gustosamente y utilizando la libre expresión y las aportaciones de todos los interesados.
c. La supervisión deberá estimular la dativa, la confianza en sí mismo responsabilidad de cada persona e desempeño de sus obligaciones.
d. La supervisión deberá basarse en el supuesto de que los trabajadores pueden mejorar. Tendrá que aceptar idiosincrasias, a renuencia a colaborar y el antagonismo como características humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo razonable: cooperación y una actividad enérgica. Los últimas son valores positivos; primeros objeciones.
e. La supervisión deberá sustituir la función dirigente por la autoridad, que debe reconocerse como derivada de los hechos propios de la situación. La autoridad personal, si fuere necesaria debe derivarse de la planeación del grupo.

5. La supervisión deberá emplear métodos, actitudes científicas aplicables al trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo.

6. En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la supervisón deberá emplear los procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento la evaluación del trabajo, el trabajador y los procesos trabajo. La supervisión, ya sea mediante métodos científicos o procesos ordenados del pensamiento, deber derivar y utilizar datos y conclusiones que sean más objetivos, precisos; suficiente mejor obtenidos y más sistemáticamente organizados y utilizados que los datos, conclusiones de una opinión descontrolada.

7. La supervisión tiene que ser creativa.
a. La supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar contribuciones singulares de auto expresión creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades innatas.
b. La supervisión debe determinar procedimientos y acciones basándose en las necesidades de cada situación.
c. La supervisión debe conformar y manipular expresamente el ambiente de trabajo para que se logren los mejores resultados.

8. La supervisión debe realizarse a través de una serie de actividades orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto.

9. La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado que obtenga. Los supervisores que conocen cabalmente los principios de la supervisión y se guían por ellos son, por lo general, mucho más efectivos y eficientes que los que operan a nivel técnico. El principio fundamental implicado en cualquier situación dada ayudará a la orientación y elección de cualquiera de varias técnicas que pueden ser aplicadas. Los principios también ayudan a evaluar las técnicas, puesto que proporcionan criterios más amplios y fundamentales para juzgarlas. La consideración de principios generales fundamentales tiende a eliminar, de cualquier situación dada, los prejuicios y opiniones personales.
Esto no equivale a decir que los métodos o técnicas son innecesarios o que carecen de importancia. Nada podría realizarse si se careciera de métodos y técnicas. Estos constituyen el aspecto cambiante y fluctuante de la acción supervisora. Sin embargo, en su origen se encuentran los principios más permanentes y fundamentales que gobiernan el uso de los métodos y las técnicas y que, a la larga, determinan el éxito o el fracaso.

ESTILOS DE SUPERVISIÓN
• ESTILO AUTOCRÁTICO: Característico de individuo autocráticos, que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse, cómo y cuando en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en las líneas de toma de decisiones.
• ESTILO DEMOCRÁTICO: Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando después al que lo merezca.
• ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.
• LOS INDIVIDUOS HOSTILES: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil - la persona dependiente. Esta necesita una dirección firme. Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de estar flotando en el aire. Si el líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.

El trabajador que gusta de formar parte del equipo reacciona muy bien ante el estilo democrático. Encuentra satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. Las personas que cooperan también rinden al máximo cuando se utiliza el estilo democrático. El hecho de que cooperen no significa necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con un mínimo de control, se convierten en las más productivas.

El estilo liberal solamente da resultado con aquellos individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato liberal.

CARACTERÍSTICAS DE LA SUPERVISIÓN
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos. La mayoría de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.

A continuación se presenta algunas características personales de los supervisores:
• Energía y buena salud.
• Potencial para el liderazgo.
• Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.
• Conocimiento del trabajo y competencia técnica.
• Capacidad para mantener el ritmo de trabajo.
• Capacidad de enseñanza.
• Habilidad para resolver problemas.
• Dedicación y confiabilidad.
• Actitud positiva hacia la administración.

Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como también es cierto que es difícil encontrar a quien las reúna todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden adquirir o mejorar a través de programas de capacitación y desarrollo para supervisores.

SUPERVISIÓN Y COLABORACIÓN
En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados van a desempeñarse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos, indicándoles, que la compañía no los hubiera contratado si no creyera que podrían desarrollar las funciones del puesto.

En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que señale el cargo y este a su vez se le tiene que dar como una especie de explicación con un previo adiestramiento, para que el nuevo empleado que ingrese a la organización no corneta fallas que le pueda costar a la empresa y así poder cumplirá cabalidad los objetivos de la organización.

En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recién contratado de lo de lo que le gusta y lo que le disgusta, eso debe hacerse recién entrando el nuevo empleado para que en un mañana no exista lo que conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada supervisor tiene preferencia especificas por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque eso insita malestar entre los mismo compañeros, una desunión total o una rivalidad y eso pondría en peligro la producción de la empresa.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DEL SUPERVISOR.
1. Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además, irrecuperable. Se avaro con él.
2. El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.
3. La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.
4. Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades espectaculares.
5. No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección.
6. No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.
7. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación / información.
8. Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre realista.
9. Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.
10. Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unídimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el entusiasmo por otros valores humanos.

CONCLUSIÓN
Para cualquier persona con responsabilidades de dirigir grupos de individuos dentro de una empresa, el talento en materia técnica y de supervisión indispensable para lograr un mejor desempeño de una organización. Realmente los individuos esperan mucho de sus supervisores, los supervisores también esperan mucho de los componentes de su grupo. Ser pues supervisor con capacidad para satisfacer las necesidades emocionales, sentimentales y materiales de aquellos que lo necesiten son cualidades esenciales en todo liderato.
Cuando un individuo se le llama para desarrollar actividades supervisorias, ese solo talento no es suficiente para asegurar el éxito como supervisor. Este también debe poseer habilidad para fijar y lograr objetivos, establecer prioridades y planes de acción, tomar decisiones, organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, controlar el curso de las acciones y retroalimentar a su personal. En otras palabras, debe saber manejar los recursos con que se dispone para lograr los objetivos y metas establecidas.

BIBLIOGRAFÍA
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• Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation.

Armando Amundarain

domingo, 6 de septiembre de 2009

REDUCCIÓN DE TAMAÑO Y MOLIENDA

Al reducirse el tamaño de una partícula, se produce un aumento en la superficie del mismo, lo cual repercute positivamente en procesos que utilicen la velocidad como variable fundamental, es el caso del tiempo de secado para alimentos húmedos, el cual se disminuye al aumentar el área superficial del alimento.
- Al aumentar el área de contacto entre el sólido y el disolvente crece la velocidad de extracción.
- Si se trazan, cortan o taladran algunas materias primas, se disminuye el tiempo de algunas operaciones como escaldado y el horneado, entre otras.
Son muchas las industrias que utilizan la reducción de tamaño para la producción rápida y bajo costo de sus productos finales. ¿Podría usted identificar en qué otros procesos de producción, además de los enunciados, se utiliza la reducción como operación fundamental?

1 Clases de reducción de tamaño.

La reducción de tamaño se clasifica desde dos aspectos relacionados. El primero de acuerdo al tamaño de los materiales a producir y el segundo de acuerdo la fuerzas que se aplican para logra la reducción.
De acuerdo al tamaño de los materiales a procesa la reducción se clasifica en:
Trituración
Molienda y
Pulverización.

La primera realmente no tiene aplicación en la industria de alimentos, dado el tamaño tanto de los materiales como de los productos a obtener. Es de amplia aplicación en mineria y en la industria química.

Aunque la Trituración es un término técnico que significa rompimiento, está implícitamente asociado a la aplicación de fuerzas de compresión, las cuales se utilizan generalmente para la ruptura grosera de productos considerados duros hasta tamaños de tres o más centímetros..

La molienda, maneja materiales de medianos tamaños y produce trozos entre 0,5 mm hasta 3 centímetros, es de amplia utilización en la industria de alimentos, especialmente en cereales y productos secos de origen vegetal.

La Pulverización o Molienda fina Término técnico utilizado para la obtención de productos en polvo, está relacionado con fuerzas de cizalladura. Se aplica para la obtención de alimentos secos de fácil reconstitución, en presentación de aditivos que requieren de un dispersión muy homógenea.

De acuerdo a las fuerzas que se aplican los equipos de reducción de tamaño se clasifican:
De Impacto o compresión
Atrición o frotamiento
Corte o cizalladura

En los equipos de impacto o compresión se aplican fuerzas denominadas compresión que se aplican en forma perpendicular a la superficie del material, como se visualiza en la figura 1.
FIGURA 1



Estas fuerzas son muy eficientes en materiales secos, duros y friables, no son muy eficientes en materiales húmedos y prácticamente nulos en materiales elásticos a la compresión, generalmente los fibrosos como los vegetales y carnes.
Los materiales ofrecen cierta resistencia a las fuerzas aplicadas y su magnitud es propia del material en particular. Aumenta con la humedad ya que le confiere un carácter elástico al material. Cuando las fuerzas de compresión superan la resistencia del material, este se fractura o rompe. Normalmente la fuerza se expresa por unidad de área y recibe el nombre de Esfuerzo, generalmente identificado con la letra Py sus unidades son las correspondientes a la presión, aunque comercialmente se emplean libras por pulgada cuadrada o kilogramos por centímetro cuadrado.
Se tiene P =F / A (1)

EJEMPLO 1.
Determinar la fuerza requerida para triturar granos de maiz, teniendo presente que la resistencia a la compresión es 400 Nt / cm2 y se tiene un área de impacto de 0,001 cm2 .
Solución: El esfuerzo de compresión a aplicar debe ser mayor que la resistencia; tomando un esfuerzo de 450 N / cm2 , la fuerza requerida es F = P x A
F = 450 x 0,001 = 0,45 N

Entre los equipos de mayor uso en la industria de alimentos en los cuales se aplican fuerzas de compresión, se tiene los molinos y pulverizadores de martillos, molinos y pulverizadores de bolas y barras y los molinos de rodillos tanto lisos como estriados.

En los equipos de atrición, se aplican fuerzas de torsión o fuerzas que giran en sentido contrario. Son apropiadas para materiales friables como los cereales, y fibrosos como vegetales y carnes. El equipo más representativo es el molino de discos empleado en pequeños caudales y especialmente en pulverización.
Los esfuerzos aplicados son los llamados de torsión y la resistencia que ofrece el material igualmente recibe el nombre de resistencia a la torsión.
Esta resistencia también depende de la textura del material y en algunos es mayor que la resistencia a la compresión.
FIGURA 2



En la cizalladura se aplican fuerzas de compresión paralelas, que causan el corte del material.

Los materiales fibrosos, como vegetales y carnes presentan resistencias muy bajas, y el área de aplicación del elemento que aplica la fuerza, es supremamente pequeña, de ahí que las fuerzas aplicadas son relativamente pequeñas respecto a las de los otros equipos.

EJEMPLO 2
Determinar la fuerza de cizalladura en un molino de cuchillas para corte de vegetales que presentan una resistencia de 600 N / cm2 El máximo largo de corte es de 3 centímetros y el espesor de la cuchilla es de 0,0003 centímetros.
Solución: La fuerza para la cual debe diseñarse el molino corresponde a la máxima aplicado cuando la cuchilla a su vez corte el máximo largo.
Para el máximo largo, el área de aplicación de la fuerza es A = 3 x 0.0003 = 0,0009 cm y la fuerza requeridas es
F = 600 x 0,0009 = 0,54 N
En la siguiente tabla se resumen los principales equipos utilizados en la reducción de tamaño. Conjuntamente con el principio físico de su ejecución así como la fuerza aplicada; usted deberá consultar la bibliografía existente al respecto.
Veamos:

TABLA 1







TABLA 2



A partir de la ampliación de la información anotada que usted realizó con la consulta bibliográfica, podemos entrar a enumerar el flujo típico de la operación de reducción de tamaño, aclarando antes algunos conceptos básicos:
debido a la amplia gama de tamaños que se pueden dar en esta operación, es importante clasificarlas, para ello se utiliza el término de apertura de malla, el cual se ampliará posteriormente.

Otro aspecto que se debe tener en cuenta es el número de etapas en que puede subdividirse una operación de reducción de tamaño, éstas las define la complejidad de la instalación, o sea el número de equipos y de pasos de separación, lo cual varía con el flujo de alimentación y el rango que se establezca para los tamaños productos; es decir que cuando se requiere reducir un sólido a polvo fino, seguramente se establecerán muchas etapas, cada una de las cuales definirá un tamaño estándar.

En la figura 3 se presenta un diagrama típico dentro de la reducción de tamaño.
Como último aspecto a tener en cuenta, dentro de un flujo de reducción de tamaño, se menciona el factor RR (relación de reducción) el cual sirve para vaticinar la reducción final de determinado equipo de molienda. Por ejemplo, durante una operación de molienda fina se puede lograr un RR de 10:1 y en las trituradoras groseras solo se alcanza a un RR de 8:1. Con la siguiente fórmula se permite encontrar la relación de reducción así:
FIGURA 3







Los valores de cada tamaño están directamente relacionados con el método de medición, usualmente se utiliza el de diámetro aritmético, el cual consiste en encontrar la relación de tamices a partir de muestras d los flujos de alimentación y salida.

2 Criterios de reducción mecánica
Como se definió inicialmente, la trituración y la molienda son las operaciones características de la reducción de tamaño de las partículas y tanto trituradoras como molinos, son los equipos utilizados para el logro de tal fin. Pues bien, es necesario conocer ahora los criterios que permiten seleccionar eficientemente cualquiera de estos equipos, veamos:
* Capacidad suficiente
* Requerimientos de potencia reducida por unidad de producto
* Establecer posibilidades de manejo para buena gama de tamaños.
Ahora, como el fin fundamental de un proceso de reducción de tamaño es lograr un costo mínimo, los costos de adquisición, operacionalización y mantenimiento son claves fundamentales para definir la rentabilidad del equipo. Esto justifica entonces el estudio cuidadoso que debe efectuarse antes de entrar a seleccionar un equipo de trituración o molienda; siempre será necesario definir las características de los productos de partida y finales a fin de diseñar el equipo ideal para determinado proceso. Para definir las características de los productos de alimentación se pueden tener en cuenta por ejemplo: factores de dureza, peso específico, contenido de agua libre, abrasividad, untuosidad, temperaturas de ablandamiento, temperaturas de fusión, humedad, sensibilidad térmica, etc. Veamos a continuación una breve descripción de algunas propiedades que son consideradas en la industria de alimentos.

2.1 Sensibilidad térmica
La fricción producida por la acción de un molino y la elongación que sufren las partículas más allá de su permisible elástico sin que ocurra fractura, producen al cesar las causas de su acción una considerable elevación de la temperatura de los productos procesados y por ende la degradación de los mismos, esto sin entrar en consideraciones de los fenómenos fisicoquímicos y microbiológicos que puedan ocurrir al interior del producto.
Es también importante advertir, que si la acción del calor generado produce untuosidad, estas como efecto primordial embotará el molino y por ende reducirá la eficacia del proceso.
Para evitar que ocurran los casos señalados, se puede optar por cualquiera de las siguientes alternativas o por una combinación oportuna de las mismas:
- Utilización de serpentines
- Encamisado del equipo con efectos refrigerantes.
Es oportuno recordar que estos mecanismos complementarios solo es necesario utilizarlos cuando se manejan productos alimenticios bastante sensibles al calor. Averigüe qué tipo de alimentos están sujetos a esta condición.


2.2 Presencia de humedad
La utilización de agua dentro de los procesos de reducción de tamaño puede, según cada caso, agilizar u obstaculizar la eficiencia de los mismos. Para un amplio porcentaje de los alimentos una humedad superior al 31% produce embotamiento del molino, lo cual hace que la eficiencia del proceso y la capacidad de producción se vean disminuidas.

Otro fenómeno que ocurre con relativa frecuencia por el exceso de humedad, es la aglomeración de productos en procesos de pulverización fina, lo cual impide una fluidez libre del producto.

En la molienda en seco se encuentran primordialmente los siguientes problemas:
- Inhalación de polvos que con efecto continuado pueden producir enfermedades pulmonares.
- Posibilidades que los polvos producidos adquieren características de material inflamable.
Una pequeña cantidad de agua puede ser útil en la supresión del polvo. En algunos sistemas de molienda es común la utilización de grandes volúmenes de agua, por ejemplo en la molienda de maíz; aquí el agua fluye y arrastra las partículas sólidas conformando una masa de fluidez rápida.

3 Modelos de operación
Cuando es necesario definir el tipo de instalación útil para determinada reducción de tamaño, es necesario, considerar los siguientes aspectos:
- Tamaño uniforme y velocidad constante en los flujos de alimentación al equipo.
- Retiro inmediato de las partículas molidas.
- Mantenimiento adecuado del equipo.
- Desalojo del material irrompible que quede en el equipo.
- Eliminación oportuna de la energía calórica generada durante el trabajo del equipo.

Si de los aspectos anteriores puede asegurarse su cumplimiento, se podrá efectuar una operación adecuada y económica.

A continuación se describirán las principales formas de operación de un equipo de molienda.

3.1 Operación del circuito abierto
Como se observa en la gráfica, este modelo de operación es sencillo. En este modelo la alimentación se transforma durante la operación de molienda en el producto de tamaño esperado, sin necesidad de retornar nuevamente al punto de partida del proceso, lo cual hace innecesaria la utilización de aditamentos especiales; esto influye positivamente en la reducción de costos.

FIGURA 4 Molienda simple
Sin embargo y, especialmente en equipo de molienda comunes, esta situación ideal se presenta pocas veces, ya que generalmente partículas gruesas pasas aceleradamente por la operación del equipo, en tanto que otras pequeñas amplían su tipo de permanencia, lo cual da como resultado final un producto con amplia gama de tamaño.




3.2 Operación en circuito cerrado
La gráfica anterior detalla la nueva etapa que se involucra en esta operación de circuito cerrado, en términos específicos, este modelo presenta la acción continua de un molino y un clasificador de tamaño que permiten reciclar las partículas de mayor tamaño al molino hasta obtener el grosor deseado. Generalmente se utiliza como aparato de clasificar una criba o cedazo cuando las partículas por obtener son de tamaño medio. Cuando son de tamaño fino es común la utilización de clasificadores centrífugos.

En la siguiente gráfica se muestra un diagrama de flujo típico de molienda en circuito cerrado en el cual se utiliza como equipos de molienda desde una trituradora, pasando por un molino de rodillos, hasta un molino de bolas. Como equipos de clasificación este flujo típico muestra desde la utilización de tamices hasta el uso de un clasificador centrífugo.

FIGURA 5 Molienda en circuito cerrado




4. 3. Molienda en paralelo
Esta molienda es usada en la industria de cereales y para la malta en la industria cervecera para la obtención de diferentes tamaños en las harinas molidas.
En esta molienda se busca separar inicialmente las cáscaras o películas de los granos, que están constituidas mayormente por celulosa no digerible y que tiene diversos usos, entre ellos el servir de lecho filtrante en la parte inicial del proceso cervecero, en el que una vez cocinada la malta molida se filtra para obtener mosto.

FIGURA 6 Molienda en circuito cerrado



Generalmente se usan molinos de varios rodillos, en donde el primer par aplasta el grano buscando mantener intacta la cáscara, luego pasa a través de una zaranda vibratoria en donde se separa la mayor cantidad de cáscara del grano. En la industria de cereales la cáscara entra a otro par de rodillos en donde el endospermo.

4. 4 Operación en húmedo
En el diagrama 6 visto como flujo típico de un circuito cerrado, el molino de bolas trabaja en húmedo, es decir que se bombea agua a través del molino lleno de sólido para arrastrar el flujo del producto al clasificador centrífugo. Algunas veces el producto es húmedo desde la partida y en otras como en el caso descrito, el producto se humedece en una etapa específica del proceso. Esta variedad de operación permite eliminar los polvos presentes durante la molienda seca.
En la industria de alimentos la molienda en húmedo es una forma frecuente de operación; en la molienda del maíz, por ejemplo, la molienda es parte del proceso de extracción durante el cual un constituyente soluble de éste, ¿recuerda cuál? Es transformado al flujo líquido para luego ser recuperado por evaporación.
En la molienda húmeda se presenta un alto consumo de potencia y gran desgaste del equipo; sin embargo, es de gran utilidad para lograr partículas ultrafinas.

4.5 Operación de trituración libre
Es una combinación con el circuito abierto anotado antes y con el cual se pretende disminuir el tiempo de permanencia del producto durante el proceso; en esta operación se utiliza fundamentalmente la acción de la gravedad, tal como se observa en la siguiente gráfica

FIGURA 7 Trituración libre




Esta operación es económica en cuanto al consumo de potencia, aunque por la rapidez de proceso algunas partículas no sufren la acción de molienda sino parcialmente, lo cual hace que el producto final sea de tamaño heterogéneo.

5 Operación de alimentación en exceso
Ocurre lo contrario de la operación anterior, es decir, se restringe la salida del producto final de la zona de molienda, lo cual hace que el producto permanezca hasta que adquiera el tamaño requerido. Para el logro de esta operación se hace uso de la rejilla situada en la parte inferior del equipo, esto sugiere en algunos que los tiempos de residencia sean amplios, lo cual puede producir una molienda en exceso, con lo que se establece la producción de finos en varias oportunidades, pero con un alto consumo de energía.

6. Aplicaciones de la operación de reducción de tamaño en productos alimenticios fibrosos
Los cereales, especias, nueces, pimienta, azúcar, entre otros, son productos frágiles que utilizan, para ser reducidos, las operaciones que se anotaron anteriormente, esto porque su tamaño final generalmente implica formas granulares o muy finas. Sin embargo, productos como las frutas, las carnes y las verduras, por su composición acuosa en alto porcentaje, hacen necesario se les aplique las fuerzas con fines diferentes; por ejemplo: para la desintegración de la fibra se utilizan fuerzas de impacto y cizalladura, por medio de una arista cortante. Las fuerzas de composición contribuyen en estos casos al logro exprimido en los procesos de obtención de zumos de fruta.

Para la reducción de tamaño de productos alimenticios fibrosos, los equipos fundamentalmente son los mismos mencionados, solo que sufren algunas variaciones; en el caso del molino de martillos, en donde se sustituyen los molinos de cuchillas de arista cortante delgada, las cuales producen el efecto de fuerzas de impacto. Otro ejemplo pero ya de complementación del equipo por medio del otro y otros aditamentos, es el del molino de disco de fricción, al que se le adaptan muescas o estrías en las caras de los discos, con lo cual se logra el desgarramiento del producto.

7 Operaciones de corte especializadas

7.1 el rebanado o troceado
Recuerda usted haber comido piña cortada en forma de rodaja o melocotones en su jugo presentados de igual forma? Seguramente que si. Pues bien, las frutas en esta presentación tienen amplio consumo y su forma se logra utilizando cuchillos rotatorios en los cuales a la cuchilla estática se le acerca el producto, a través de una banda vibratoria.

Otro mecanismo es el de utilizar un tubo de filos cortantes estacionarios, que se encuentran en toda su longitud y por allí se pasan para ser cortadas en trozos de frutas de consistencia firme como las manzanas y las peras.

7.2 El desmenuzado
Operación que usualmente precede a la deshidratación y con la cual se busca fragmentar el producto en trozos muy pequeños. El tamaño deseado varía según el equipo utilizado y los tiempos de corte. Un tipo, de equipo desmenuzador es el molino de martillo. Otro equipo utilizado para desmenuzar especialmente alimentos de contextura fibrosa, es la caja gemela cilíndrica concéntrica, en estas la fruta u otro producto alimenticio fibroso se introduce por la caja inferior, de donde es trasladado a la zona de acción en donde se presenta un giro opuesto de los ejes de cada caja, al producirse fuerza de cizalla el producto es desintegrado y cortado pasando a través de la caja superior. Investigue sobre este equipo y diagrámelo.

7.3 El pulpeo
Esta operación permite la utilización de frutas de mediana y baja tamaño, a fin de lograr su presentación como pulpa, especialmente para fabricación de mermeladas. El proceso consiste en la utilización de una rejilla perforada y cilíndrica dentro de la cual se encuentran cepillos giratorios de alta velocidad. El alimento, fruta o verdura, es introducido dentro del cilindro a fin de que los cepillos le obliguen a pasar por los agujeros, luego se obtiene la pulpa.


8 La operación de cribado
8.1 Definición
Cribado es la separación de una mezcla de partículas de diferentes tamaños en dos o más porciones, utilizando una superficie de tamiz que actúa como medidor múltiple de aceptación y rechazo; en ese caso las porciones finales son de tamaño más uniforme que las de la mezcla original.

El material retenido sobre una superficie del tamiz es el de mayor tamaño, el que pasa por la superficie es de menor tamaño y el que pasa por un área cribadora y queda retenido en otra subsiguiente es el intermedio.

8.2 Descripción
Los tamices pueden estar confeccionados en alambre tejido, seda o tela de plástico, placas perforadas u horadadas. Veamos las más utilizadas:

Mallas y telas espaciadas Las telas de alambre se denominan, según el valor, mallas, o sea por el número de aberturas existentes en una pulgada lineal a partir del centro de cualquier alambre hasta un punto situado exactamente a una pulgada de distancia.

También puede calcularse a partir de una abertura especificada en pulgadas o milímetros, que es la abertura o el espacio libre entre los alambres.

La malla se emplea para las telas de dos y más finas y la abertura libre para las telas especiales con aberturas de 0,5 pulgadas y mayores. Aclaremos:

La abertura es el espacio mínimo entre los bordes de franqueo y la superficie de la criba y suele expresarse en pulgadas o milímetros.
El área abierta de la tela de alambre de malla cuadrada se puede determinar mediante la siguiente fórmula:







En donde:
P = % de área abierta
M = Malla
A = Tamaño de la abertura
D = Diámetro del alambre

Distribución del tamaño de partículas Se define como el porcentaje relativo en masa de cada una de las distintas fracciones de tamaños representados en la muestra.
Permite evaluar la operación de cribado y se determina mediante un análisis completo de tamaños, utilizando tamices de prueba.

8.3 Escala de tamiz
Una escala de tamizado es una serie de tamices de prueba que presenta una sucesión fija de aberturas.

La sucesión de tamices se puede obtener en series como las de Tyler, Astm, Iso, Icontec, de acuerdo a los requerimientos del producto. (Anexo a este capítulo encontrará información sobre algunas de estas).

Las finalidades de la escala de tamizado son:
- Retirar partículas finas del material antes de procesarlo.
- Obtener un producto que satisfaga los límites específicos de tamaño de partícula.
- Eliminar materiales atrapados o de tamaños excesivos.
- Retirar impurezas o partículas degradadas de un producto terminado.

8.4 Equipos de cribación
Las máquinas cribadoras las podemos dividir en cinco clases principales:
- Rejas
- Cribas giratorias
- Cribas agitadas
- Tamices vibratorios
- Tamices oscilantes

Las rejillas se usan primordialmente para las separaciones de partículas de dos pulgadas y mayores. Las cribas giratorias y de agitación se emplean en general para separaciones por encima de 0,5 pulgadas. Los tamices vibratorios se emplean desde los tamaños mayores hasta las mallas más finas y los tamices oscilantes se limitan a las mallas más finas.

Descripción de cada equipo:
Las rejillas Son un conjunto de barras paralelas espaciadas con aberturas predeterminadas y su uso está en el procesamiento de minerales.

Las cribas giratorias o de zaranda Consiste en un marco cilíndrico rodeado de tela de alambre o una placa perforada, abiertos en los dos extremos e inclinados en un ángulo ligero. Giran con velocidades de 15 a 20 r.p.m. Su capacidad no es grande y su eficiencia relativamente baja.

Las cribas con agitación mecánica Consisten en un marco rectangular que sostiene una tela de alambre o una placa perforada, tiene una inclinación ligera y se suspende mediante varillas o cables sueltos o se apoya en un marco de base, mediante resortes flexibles y planos. El marco recibe un movimiento de vaivén.

Las cribas vibratorias Se utilizan cuando se desea una gran capacidad y una eficiencia elevada. Se consiguen de dos clases: Cribas con vibración mecánica y Cribas con vibración eléctrica.

Tamices de movimiento alternativo o de vaivén Una excéntrica bajo la criba proporciona oscilación que va de giratorio (aproximadamente dos pulgadas), en el extremo de alimentación; hasta un movimiento de vaivén en el de descarga. La frecuencia es de 500 a 600 r.p.m.

Los tamices giratorios Son máquinas de caja ya redonda o cuadrada, con una serie de telas de cribas colocadas una sobre otras. La oscilación, proporcionada por medio de excéntricas o contrapesos se lleva a cabo en una órbita circular o casi circular.

Los cedazos giratorios son cribas impulsadas en una trayectoria oscilante, por medio de un motor fijo al eje de soporte de la criba.

8.5 Selección de las cribas
La selección es muy importante y es preciso tener en cuenta la abertura, el diámetro del alambre y la zona abierta. Los cuatro tipos generales de tamices son los de tela de alambre tejido, tela de seda, placas perforadas y rejillas de barras o varillas.

La de tela de alambre tejida tiene la mayor variedad de abertura de criba, diámetro de alambres y porcentajes de zona abierta. Van desde 4 pulgadas hasta malla 500.

La tela de malla cuadrada es el tipo común de tela de tamiz, pero hay muchos tipos de tela con tejido oblongo.

Al escoger una tabla de alambre, es preciso llegar a un término medio entre la precisión de la separación, la capacidad, la falta de atascamiento y la duración de la tela de alambre.

Las telas de seda se originaron en Suiza y se tejen con seda natural retorcida y de hilos múltiples.

El sistema de números y grados para las telas de mallas y las gasas se derivan de los tejedores suizos originales. En los últimos años, se han introducido el nylon y otros materiales sintéticos similares, tejidos en gran parte a partir de monofilamentos. Los grados de nylon se designan en general por su abertura en micras y existen en pesos ligeros, estándares y pesados. Determine qué tipo de material es el más utilizado en la industria molinera.

Para evaluar la eficiencia del tamizado, la W.S. Tyler Co., de Mentor, Ohio, en su Sieve Handbook, número 53, proporciona un método adecuado para evaluar el rendimiento de los tamices. En esta fórmula, cuando el material que pasa por la malla es el producto que se desea, la eficiencia es la razón de la cantidad de productos de tamaño inferior que se obtienen a la cantidad de tamaños pequeños que hay en el material de alimentación.









En donde:
E = Eficiencia
R = % de partículas finas que pasan por la criba
d = % de partículas más finas que el tamaño diseñado en la selección
b = % de partículas más finas que el tamaño diseñado, en la alimentación de la criba.

Cuando el objetivo es recuperar un producto de tamaño mayor de la criba, la eficiencia se puede expresar como la razón de cantidad de partículas de tamaño mayores obtenidas a la cantidad real de partículas de los tamaños mayores, así:








En donde:
O = % partículas de tamaños grandes sobre la criba
C = % más grueso que el tamaño diseñado en las partículas mayores de la criba.
A = % más grueso que el tamaño diseñado en la alimentación de la criba.

8.6 Factores que se deben tener en cuenta al escoger equipos de cribado
Al tratar de escoger una máquina seleccionadora para un problema específico, es necesario comprender plenamente que no hay fórmula ni gráficas que establezcan las capacidades de cribado, puesto que existen demasiadas variables que pueden afectar el rendimiento. Sin embargo, vale la pena mencionar dos aspectos: en general, la anchura de la criba se relaciona con la capacidad y la longitud con la eficiencia. La anchura es necesaria para reducir el espesor del lecho a un máximo práctico y la longitud, para permitir que se retiren las partículas de tamaños menores, sin que haya cantidades, desordenadas de partículas finas en los materiales de tamaños mayores, previos estos razonamientos:

- Los factores que se deben tener encuentra son los siguientes:
* Características físicas completas del material, características flujo, contenido de humedad e impureza.
* Velocidad normal y máxima de alimentación.
* Análisis granulométrico del material por alimentar.
* Las separaciones que se requieren y la finalidad de la selección.
* Si se va a efectuar la clasificación en seco o húmedo.
* Otros factores tales como hoja de flujo, horas de funcionamiento diarias, energía disponible, espacio disponible, etc.
* Variables en las operaciones de selección más importantes de controlar.
* Método de alimentación para obtener la eficiencia y capacidad máximas.
* Superficies seleccionadoras, los mejores resultados de tamizado se obtienen utilizando una serie de cribas de plataforma simple.
* Pendiente o ángulo de inclinación para lograr una adecuada separación.
* Dirección de rotación, se debe tener en cuenta para la alimentación, con el fin de obtener una mayor eficiencia.
* Frecuencia y amplitud de la vibración. La velocidad y la amplitud de vibración se debe diseñar para transportar el material adecuadamente y evitar que se atasque en la tela. El objetivo es permitir la estratificación de la alimentación para la separación más eficiente.

- En la práctica se usan distintas series de tamices, entre las cuales se destacan:
* U.S. De tamices. La American Society for Testing and Materials (ASTM), en cooperación con el National Bureau of Standards y el American National Standards Institute, refinó la antigua serie de tamices en una serie simple, con una razón de la raíz cuarta de dos, la cual se puede observar en la tabla anexa.
* Serie Estándar de Tamices Tyler. Esta serie es similar a la americana, su única diferencia es que los tamices se identifican por las mallas nominales por pulgada lineal, mientras que las cribas ULS, se identifican por medio de milímetros o micras, o bien mediante un número arbitrario que no significa necesariamente el conteo de mallas (ver tabla anexa).
* Serie Internacional de Cribas ISO. La International Standards Organization ha intensificado sus esfuerzos para establecer una serie internacional de cribas. Esos tamices corresponden a todas las posibles cribas de la serie US raíz cuarta de dos desde 7/8 pulgada hasta malla 325.

Un caso específico es el sistema de numeración para las telas utilizadas en cereales, para el cual existen dos subsistemas de numeración a saber:

El primero está basado en el número de mallas por pulgada francesa (27,07 mm para la seda y 27,77 mm para las telas metálicas), lo cual constituye un sistema lógico y da, por ejemplo tamices número 8, 20, 44, 90, 120, etc.

El segundo subsistema se basa en una designación arbitraria por números desde 00 hasta 20: por ejemplo 5, 7, 10, 14. Está seguida por un signo X o en varias equis, indicativas de la fuerza del tejido: 5XX, 7XXX.






jueves, 3 de septiembre de 2009

Inventarios definición Juego de Inventarios

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Tipos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
o Inventarios de materia prima
o Inventarios de producción en proceso
o Inventarios de productos terminados
o Inventarios de materiales y suministros

Inventarios de materia prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados:
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.


El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para determinar el Costo de venta.

Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.

Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.

Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).

Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta

Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.

Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de enero de 2006 a 31 de diciembre de 2006.

Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.

Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.

Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico.

Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de venta los 3.000.000 que lo costo el PC.

Un ejemplo práctico del juego de inventarios:


Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente o perpetuo.

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Aspectos tributarios.

El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en transito, ni las mercancías recibidas en consignación.

En el caso de las mercancías en transito, si se llegare a vender esas mercancías estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.

Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público).

Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.

Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.

PEPS; Método de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

■El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
■El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
■El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
■El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
■El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se tiene un costo de venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas

Método de valuación de inventarios promedio ponderado

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Ueps, Método Ueps, Método del Promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Promedio ponderado

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

Ejemplo (Tomado de a universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

■El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
■El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
■El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
■El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
■El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo
Solución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera
Descargar graficaEl procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.

Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84 para un total de $4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $29.545.oo.
Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple.
El promedio ponderado es quizás el método mas objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.

Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general mas económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran, que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.

En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se vera disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método.

Ciclo de compras

TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:

• Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

• Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;

• Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;

• Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema de computadora;

• Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;

• Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

• Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

• Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;

• Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

• Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

• Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( “era y es”) del archivo maestro;

• Auditoría interna;

• Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

• En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;

• Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y

• Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.


Caso de Aplicación:

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

 Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
 Pago de adquisiciones
 Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

 Selección de proveedor
 Solicitar compras
 Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:

1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7. Compras

La función de Compras tiene como objetivos:

 Reducir el nivel de inventario
 Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
 Implantar control de calidad en las compras
 Establecer políticas de adquisición y licitación
 Mantener registro de los productos


Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior


PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

 Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.
 Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
 Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.

BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.

BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.

CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.

COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable

COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.

COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.

COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.

DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.

GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:

a) Correspondencia del bien a la orden de compra
b) Optima calidad de los bienes entregados
c) Mercadería libre de todo dominio Legal
d) Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.

MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.

MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.

MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal
Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.
Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.

PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.

PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.

PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después
REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.

STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.
Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.

Objetivo 1:
Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

 La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

 Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

 Las restricciones legales

 Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

Técnicas de Control :

1. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej:
Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen

2. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.

3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos.

4. Estos procedimientos deben incluir:

a) Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y
b) Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información
obtenida.

5. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como:

6. Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados.

7. Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados

8. Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección.

9. Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos.

10. Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos.

11. Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros.

12. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro.

13. Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales.

14. Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.



Objetivo 2:
Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

 Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad.

 Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán
Puntos para ordenar de nuevo
Cantidades para la orden más económica
Plan aprobado de materiales que se necesitan
Presupuesto de gastos capitalizables

 Establecer precios que han de pagarse
El postor más bajo
Precio contractual
Lista de precios de proveedores

 Determinar condiciones aceptables
Fletes
Descuentos
Tiempo mínimo para preparación de entregas

Técnicas de Control :

1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.

2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos.

3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan.

4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.

5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.

6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados.

7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan.

8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos.

9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro.

10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios.

11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado.

12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades.

13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización.

14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes.

15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.



Objetivo 3:
Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

 Controlar el efectivo recibido de proveedores
 Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores
 Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar
 Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc)
 Mantener acuerdos de renegociación de precios
 Efectuar liquidaciones de partidas en disputa.
 Mantener pagos parciales
 Mantener pagos especiales
 Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
 Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuídas
Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo
Reclasificación de un pago

Técnicas de control :

1. Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej:

2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un número determinado de días.

3. Se notificará a los proveedores dentro de un número determinado de días, toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crédito.

4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorización

5. Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar más de un número determinado de meses y las cuentas de efectivo serán ajustadas por tales cheques.

6. Formas prenumeradas estándar y controladas para ajustes con las respectiva aprobación.

7. Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.

8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de distribución de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado.


Objetivo 4:
Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia

Técnicas de Control :

1. Claras exposiciones de los procedimientos:

Manuales de políticas
Manuales de procedimientos
Rutinas de entrenamiento
Requisitos de supervisión
Documentación de sistemas y programas

2. Verificación de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos

3. Cambios de sistemas, procedimientos y programas

4. Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc

5. Pruebas periódicas de razonabilidad

6. Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios




Objetivo 5:
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.

Técnicas de Control:

1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios.

2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo.

3. Archivo de firmas autorizadas.

4. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.

5. Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).


Objetivo 6:
Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

Técnicas de Control:

1. Lugares centrales de recepción estrictamente supervisado y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.

2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar.

3. Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción.

4. Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.)

5. Revisión periódica de las ordenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones.

6. Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas de entrega especificadas.

7. Supervisión estricta del personal de recepción.


Objetivo 7:
Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.

Técnicas de Control:

1. Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar.

2. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento de recepción.

3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo).

4. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes


Objetivo 8:
Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.

Técnicas de Control:

1. Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación.

2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.)

3. Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.

4. Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes.

5. Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis.

6. Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas.

7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara.

8. Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar.


DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS

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Las palabras relacionadas son: Métodos, téecnicas de control interno, control
interno, ciclo de adquisición, compras,
adquisición de bienes, pago de bienes, controles de sistema.
El título del trabajo es: "El ciclo de adquisición de bienes y pago: Técnicas
de control Interno."
Forma parte de un grupo de documento de técnicas de control interno que aspiro
continuar escribiendo vinculadas a areas funcionales de las organizaciones.